Los encuentros y reuniones
pueden ser eventos sociales o de negocios que ofrecen un ambiente informal para
que la gente conozca a otros con campos de trabajo o interés similares. Las
personas deben saber qué esperar cuando llegan a una reunión o encuentro para
que estén preparados, es por ello que es importante la forma en cómo
estructuras las invitaciones del evento. Planea los detalles y el tema del
evento, así como la redacción que vas a utilizar para informar con claridad a
los clientes potenciales.
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Forma
Puedes crear invitaciones
con las letras impresas o notas que se dan en sobres, o también puedes
enviarlas por correo electrónico. Los formatos de carta son generalmente un
poco más formales que las invitaciones por correo electrónico, pero también
puedes mantener un tono informal en la invitación impresa si lo deseas.
Asegúrate de que las invitaciones se dirijan a los emisores correspondientes,
ya sea en el recuadro del correo electrónico "Para:" o en la parte
delantera de los sobres de las cartas escritas.
Detalles
Los detalles de una reunión
o encuentro como dónde y cuándo se llevará a cabo, así como la información
sobre lo que deben vestir y llevar los invitados, por lo general debe incluirse
en la invitación. La sección sobre los detalles podría ser algo como esto:
Reunión y encuentro de Clive y Spring Co. Viernes, 16 de mayo 2011 18:00-21:00
En el salón de baile de Clive y Co. Brighton El vestuario es casual de negocios
y los invitados pueden traer a un acompañante. Se servirán alimentos y bebidas.
Tema
Los encuentros y reuniones
pueden tener temas para que resulten más interesantes para los invitados. Los
temas también pueden ayudar a que los huéspedes se instalen más fácilmente para
conocer gente nueva ya que tendrán algo más en que centrarse si se sienten
nerviosos. Algunos ejemplos de temas son Encuentro primaveral, Navidad Meet,
habilidades de cocina y Noche de preguntas.
Escrito
El texto de la invitación es
importante, ya que es lo que ofrece a los clientes la mejor idea de cómo
abordar el evento y lo que pueden esperar. "University Club los invita
cordialmente a una Reunión y Encuentro". Este ejemplo, sería una manera
respetuosa pero no demasiado formal, para aperturar tu invitación.
A
continuación, debes proporcionar los detalles del evento, seguido de una forma
en que los invitados puedan contactarte para el evento: "Por favor RSVP a
la oficina de eventos para la semana próxima. Llama al 555-5555 o envía un
correo electrónico a events@university.org. ¡Gracias y esperamos contar con tu
presencia!
Cómo escribir una
invitación a una reunión de negocios
La reunión de
negocios es tan antigua como la propia empresa. De hecho, no se puede dirigir
un negocio sin por lo menos una reunión de trabajo ocasional. A menudo
consisten en reuniones con los trabajadores dentro de la misma empresa o
departamento, pero a veces exigen la presencia de personas ajenas a la empresa.
Cuando se presenta este caso, es especialmente importante que sepas cómo
escribir una invitación a una reunión de negocios. Hay varias piezas de
información claves que no querrás dejar de lado, como la logística de las
reuniones y la agenda.
Prepararse para una
reunión de negocios
1
Desarrolla la agenda
de la reunión antes de intentar escribir la invitación. Es importante saber lo
que se discutirá en la reunión para asegurarte de invitar a las personas
adecuadas. Además, los invitados estarán interesados en saber el propósito de
la reunión antes de comprometerse a asistir.
2
Crea una lista de
invitados. Sólo invita a aquellas personas cuya presencia se requiere para que
la reunión sea productiva. Asegúrate de que esté disponible un miembro de tu
personal de apoyo para tomar notas o actas de las reuniones, si es necesario.
3
Selecciona una hora
de reunión. Si estás invitando a personas externas a tu empresa, mantén en tu
mente a los invitados. Elige un momento que sea conveniente para todos. Por
ejemplo, no programes una reunión a primera hora de la mañana si los asistentes
tienen que viajar más de media hora para llegar a la ubicación.
4
Selecciona un lugar
de reunión. Elige un lugar propicio. A menos que la reunión sea un almuerzo o
cena de negocios, selecciona una ubicación, como por ejemplo una sala de
conferencias, donde puedas tener el control del ruido y del clima.
Escribir la
invitación de negocios
1
Ubica a las personas
que estás invitando a la reunión de trabajo de acuerdo a la familiaridad que
tienes con ellos. Si trabajas con una persona habitualmente, usa el primer
nombre de la persona en su invitación por escrito. Si estás menos familiarizado
con alguien, el enfoque debe ser más formal.
2
Incluye los datos
logísticos, tales como la fecha, hora y lugar de la reunión. Esta información
debe destacarse y ser fácil de encontrar. Utiliza una fuente en negrita o una
lista de datos logísticos por separado en el cuerpo de la invitación.
3
Incluye una agenda
tentativa con la invitación a la reunión de negocios. Si el programa es
relativamente breve, puedes incluir la agenda o un breve resumen en el texto de
la invitación. Sin embargo, si el programa es relativamente profundo o técnico,
incluye un documento por separado.
4
Incluye la
información de asistencia. Las reuniones de negocios se basan en las
aportaciones de los asistentes. Necesitas asegurarte de que habrá
representantes que aporten a los temas del día. La gestión exitosa de una
reunión incluye saber de antemano quién tiene previsto asistir y cancelar la
reunión si hay un déficit en la asistencia esperada. Exige una confirmación de
asistencia por teléfono o correo electrónico, e incluye el nombre de quien se
encarga de recoger la información de asistencia.
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