Protocolo en el Servicio de Banquetes (Parte 1)

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 Para que en una comida todo fluya de una manera más natural, se necesita crear un ambiente agradable y cómodo

Para ello se hace indispensable ORGANIZAR, y es la organización de la comida uno de los momentos más delicados, pues cualquier fallo que se produzca es más que evidente.

Sea del tipo que sea, el banquete es una de las prestaciones gastronómicas más complejas y delicadas que pueden existir en un hotel o restaurante.

El crecimiento de la competencia, la mayor exigencia de la clientela y el elevado coeficiente de simultaneidad nos obligan a extremar la atención al máximo y dar lo mejor de nosotros como profesionales para que este negocio crezca.

Planificación y control, bases del buen funcionamiento del evento. A pesar de todo en hostelería suele ser habitual acabar corriendo e improvisando (cocktail del rey, la más controlada a priori)

Por definición del diccionario de la Real Academia Española, un banquete es: Comida a que concurren muchas personas, invitadas o a escote, para agasajar a alguien o celebrar algún suceso. Y también lo define como: Comida espléndida.

RENTABILIDAD DEL NEGOCIO BANQUETE

La rentabilidad de estos eventos es más elevada respecto a otras unidades del negocio de alimentación y bebidas, teniendo ventajas importantes:

1. Conseguir por volumen de compra mejores precios.

2. Alcanzar una alta productividad del personal de cocina y restaurante.

3. Evita mermas.

4. Control de la producción ( Qué se produce y que se vende)

5. Mayor planificación ( Menos errores)

6. Los márgenes de venta son mucho mayores (Bodas precios disparados).

7. Se puede conocer al detalle los costes del evento, y por tanto llegar al

precio de venta + competitivo respecto a la competencia.

8. Los banquetes atraen a muchas personas, lo que les convierte en clientes potenciales. Boca-oído por 200 Pax. Una buena boda implica vender dos más.

( nos servir sólo bien a la presidencia, ya está vendida)

9. En caso de hoteles, hace vender habitaciones. Es el Gran escaparate

comercial del establecimiento.

¿QUIÉN VENDE LOS BANQUETES?

Según el tipo de establecimiento, la función de Comercial de Banquetes puede recaer en el Director, Jefe de F+B o Maitre. Jefa de Convenciones. (Suele ser muy eficaz el trabajo en equipo, dos personas coordinadas cerrando la venta).

Una vez determinado Quién vende, es obvio que debe de estar dotado de: Amplio conocimiento de la oferta (Espacios, gastronomía, otros servicios y sus posibilidades.) Conocimiento de los puntos débiles y fuertes respecto a nuestra competencia.

Autonomía negociadora (Amplia capacidad de negociación, juego para que pueda equilibrar precios y tomar decisiones de venta rápidas).

Buena capacidad de venta y relaciones públicas. Conocimientos del Protocolo

Compromiso de seguimiento del evento hasta su finalización. (Persona de referencia para el cliente.)

Datos de interés. A la hora de organizar un banquete debemos tener en cuenta varias cuestiones:

1. Donde se celebra.

Si el banquete tiene un "carácter oficial", es habitual que se celebre en un edificio del estado (un palacio, una sede, etc).

Si el banquete celebra algo menos oficial, es habitual que se desarrolle en un restaurante, hotel o similar. Tal y como dijimos anteriormente, la "formalidad" del acto requiere que se elija un establecimiento de la categoría adecuada a la celebración:

Desde un restaurante de lujo a sitios especializados en la celebración de banquetes generales. El banquete puede ser abierto (casos habituales como bodas) o a puerta cerrada (comidas más oficiales, con asistencia de personalidades). En este último caso, el establecimiento es reservado solo para esa celebración.

Habrá que pensar en función del acto, facilidad de acceso, parking, seguridad, etc.), confeccionar la lista de invitados, teniendo en cuenta posibles "bajas" o faltas de asistencia, confección de invitaciones y su envío, y confirmación de asistencias.

1. Recibiendo a los invitados. El Jefe de Relaciones Públicas será el encargado de recibir a las autoridades, personalidades e invitados. Una vez comprobadas sus identidades (habrá que confrontar la personas llegadas con la lista de invitados), éstos son conducidos al lugar donde se encuentran los anfitriones, y demás autoridades, si las hubiese. A la entrada se suele solicitar su nombre y la representación que ostentan, por parte del equipo de Relaciones Públicas. (Chiste de los que vienen del novio y de la novia).

2.Lunch o aperitivo. Si hubiese un "piscolabis" previo, éste puede servir para que los invitados se vayan conociendo entre ellos y dar tiempo a que llegue todo el mundo. No hace falta esperar a que lleguen todos los invitados para empezar (bastará con que estén la mitad de los mismos). El aperitivo puede ser tipo "buffet", servicio dispuesto en mesas, o bien puede estar servido por camareros en bandejas.

ESPACIO Y EQUIPAMIENTO:

El espacio y el equipamiento son las dos limitaciones principales cuando se habla de banquetes.

Debemos conocer exactamente todas las posibilidades que permite el espacio del que disponemos para banquetes. (Desde una boda hasta el alquiler de la sala para una reunión técnica).

Conocimiento exacto de nuestra oferta para saber hasta dónde podemos llegar.

Por otro lado, es necesario disponer de un equipamiento que permita llevar a cabo los servicios.

· Mesas, sillas, tableros, biombos, posibilidad de panelar, etc.

· Equipamiento audiovisual (Megafonía, audio, video, retroproyectores, pantallas, etc.)

· Elementos de decoración, bandejas, telas jarrones, tarimas, atriles, etc.

No es necesario disponer de este material, (Alto coste de inmovilizado si no se usa mucho), se puede alquilar puntualmente.

Cuando vamos a montar una mesa para un banquete no debemos olvidar los detalles fundamentales que son básicos en cualquier mesa como son la mantelería, la vajilla, la cubertería y la cristalería

Tener un buen directorio de servicios con proveedores de repuesto con

garantías por si acaso falla alguno.

LOS TECHOS:

Ni muy altos ni muy bajos (2.5 – 3.5 MT.)

Siempre bien limpios y pintados en color claro para optimizar la iluminación.

Revisión de extracción de humos y Aire acondicionado. Limpieza periódica

de las bocas de salida.

LOS SUELOS:

Sin tener en cuenta el material:

Cómodos para los empleados. Se hacen muchos Km. Al cabo del día.

(Continente, 60 Km. por una barra en un turno)

No resbaladizos (Accidentes laborales) (Suelo de Club Social)

Buen criterio con la decoración. Buen gusto.

Nunca moqueta (No ignífugo y olores).

Césped ó arena son demoledoras para los pies.

ILUMINACIÓN:

Debe destacar la mesa y no perturbar al cliente Crear varias atmósferas.

Dependiendo de la decoración, utilizaremos más o menos luz.

La intensidad de la misma, dependiendo del carácter que queramos dar (Mucha luz, Fast Food, poca, ambientes más románticos)

Ruidos. (Ojo en los hoteles con las habitaciones ocupadas cuando tenemos una fiesta)

MOBILIARIO:

Las mesas:

Una persona necesita unos 65 Cm para estar cómodo.

Montar las mesas teniendo en cuenta el espacio que necesita el cliente para llegar y sentarse.

Tener en cuenta el espacio para que pase el personal de servicio y coloquemos los gueridones y muebles auxiliares para el servicio.

Altura de unos 80 cm.

Distribución de sala con gusto decorativo y de las simetrías, siguiendo el sentido común para facilitar el trabajo y actuar protocolariamente.

Mesas Tablero de fácil montaje y desmontaje, así como su almacenamiento. No es necesario que sean bonitas, porque luego vestiremos con mantel y cubre-mantel.

Permiten la unión entre ellas para diversos montajes (Uso de Tiras) Cuando bailan o cojean.

Sillas:

Es una de las piezas fundamentales del comedor (Por decoración) Comodidad (Tanto para el cliente como para el camarero) Suele tener unos 45 cm de altura

Características:

Buena y fácil estabilidad. Asegurarse que no “bailan” Limpieza sencilla Manipulación y almacenamiento cómodo Respaldo bien diseñado Buen material y tapicería

Ejemplo (La silla Americana) Silla Antigua HESPERIA Revisar la limpieza (chicle pegado)

Muy de moda poner fundas lavables a las sillas. Efecto muy impactante y

se pueden usar sillas de tijera.

Aparadores:

Es un mueble auxiliar para colocación de material y evitar viajes innecesarios.

Suele ser de madera y está compartimentado en cajones y lejas Flores, decoración:

Gueridones:

Mesas de Apoyo para servicio. Con mesas pequeñas vestidas es suficiente.

No se usan para descargar platos sucios, sino para depositar y apoyarnos

durante el servicio.

Mantelería, cristalería, cubertería y vajilla: En el taller de Restaurantes

fuente emagister.com

Graciela Parra Chacón. Organización de eventos